سامانه مرخصی و ماموریت

1. ثبت و مدیریت مرخصی و مأموریت کارمندان به صورت آنلاین و از راه دور
2. امکان تعیین و تنظیم سقف مرخصی و مأموریت برای هر کارمند
3. اعلام تأیید یا رد درخواست‌های مرخصی و مأموریت توسط مدیران
4. امکان تولید انواع فرم‌های ثبت درخواست مأموریت مطابق با نوع مأموریت و الزامات سازمان
5. امکان قرار دادن فیلدهای اختصاصی برای ثبت درخواست مأموریت از جمله پروژه، شماره قرارداد و …
6. امکان ثبت مأموریت‌هایی که به صورت چند سفره لحاظ می‌شوند
7. ثبت درخواست‌ فراهم نمودن ملزومات مأموریت از جمله بلیط، اسکان، غذا و...
8. امکان ایجاد انواع گردش‌ها و فرایندهای خودکار مرتبط با درخواست مرخصی یا مأموریت
9. امکان تهیه انواع گزارش‌های چاپی حکم مأموریت با طراحی اختصاصی سازمان و درج امضاهای مدیران ارشد
10. قابلیت اتصال به سیستم‌های مالی و منابع انسانی سازمان
11. قابلیت گزارش‌دهی دقیق و جامع در مورد مرخصی و مأموریت کارمندان
12. امکان اعلام تقویم کاری و زمان‌بندی مرخصی و مأموریت به کارمندان
13. امکان ثبت ملزومات تهیه شده برای مأموریت‌ها توسط متصدیان مربوطه
14. ثبت عملکرد مأموریت پس از اتمام و برگشت روی درخواست اولیه‌ی ثبت شده
15. امکان ثبت کلیه هزینه‌های صرف شده بابت مأموریت در فرم‌های مخصوص
16. قابلیت ثبت فرم صورت‌ جلسات و رسیدهای انجام کار در سامانه مأموریت
17. پشتیبانی از سیستم‌های پردازش حقوق و دستمزد کارمندان
18. امکان ارسال یادآوری‌ها و اعلان‌ها به کارمندان در مورد مرخصی و مأموریت آن‌ها
19. امکان اتصال به سامانه‌ حضور و غیاب برای ثبت دقیق زمان‌های مرخصی و مأموریت
20. امنیت بالا در ثبت و پردازش اطلاعات کارمندان در مرخصی و مأموریت

نکات امنیتی در استفاده از سامانه ثبت مرخصی و مأموریت

• ذخیره سازی امن: اطمینان از امنیت و حفظ حریم خصوصی اطلاعات کارکنان در سامانه ثبت مرخصی و مأموریت بسیار حائز اهمیت است. به همین دلیل است که دیگر ثبت دستی و استفاده از کاغذبازی‌ها منسوخ شده است. در نتیجه سامانه مرخصی و مأموریت به منظور مدیریت اطلاعات کارکنان، آن‌ها را مطابق با سیاست‌ها و دستورالعمل‌های امنیتی در فضایی امن ذخیره سازی می‌نماید.
• سطح دسترسی: تعیین سطح دسترسی مبتنی بر نقش نیز یکی دیگر از نکات امنیتی در سامانه مرخصی و مأموریت است. به‌طوریکه برای جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز، تنها افرادی که دارای مجوز هستند باید امکان دسترسی به سامانه مرخصی و مأموریت را داشته باشند و مدیر سیستم می‌تواند نقش‌ها و مجوزهای دسترسی را با استفاده از سامانه ثبت مرخصی و مأموریت به دقت تعیین کند.
• اتصال به سایر برنامه‌ها: مورد دیگر امکان اتصال به سایر برنامه‌های موجود در سازمان مانند منابع انسانی و مالی است. به عنوان مثال، اگر یک کارمند مرخصی بگیرد، سامانه مرخصی و مأموریت می‌تواند این اطلاعات را به نرم افزار منابع انسانی ارسال کند تا در سیستم حضور و غیاب و حقوق و دستمزد کارمندان بازتاب یابد. همچنین، این سامانه می‌تواند اطلاعات مربوط به مرخصی و مأموریت را به سیستم جامع مالی سازمان ارسال کند تا سند هزینه‌های مربوط به مرخصی و مأموریت در سیستم حسابداری ثبت شود. به طور کلی، این اتصالات و ادغام داده‌ها بین سامانه ثبت مرخصی و مأموریت، نرم افزارهای مالی و منابع انسانی می‌تواند به بهبود کارایی و دقت در پردازش اطلاعات کمک کند که باعث جلوگیری از ورود دستی یا دوباره کاری می‌شود و احتمال خطا را کاهش می‌دهد.
• آموزش کارکنان و پشتیبانی: آموزش کارکنان در خصوص استفاده صحیح از سامانه مرخصی و مأموریت و پیروی از دستورالعمل‌ها و سیاست‌های امنیتی نیز از نکات امنیتی بسیار مهم محسوب می‌شود. به گونه‌ای که هرگونه خطای انسانی در هنگام استفاده از سامانه مرخصی و ثبت مأموریت به حداقل برسد. در نهایت نیز نصب و به‌روزرسانی نرم ‌افزارها و سیستم‌ها با هدف پشتیبانی از امنیت و جلوگیری از حملات سایبری بسیار حائز اهمیت است که باید مورد توجه قرار گیرد.

تأثیر سامانه مرخصی و مأموریت بر بهره‌وری سازمان‌ها

با توجه به توسعه سازمان‌ها و افزایش در جذب نیروی انسانی، یکی از معضلات اصلی آن‌ها، انجام فرایند درخواست‌های مرخصی و مأموریت به شکل دستی و کاغذی است که منجر به صرف هزینه‌های گزاف و اتلاف وقت در دریافت پاسخ تأیید یا رد درخواست‌ها می‌شود. از این رو سامانه مرخصی و مأموریت می‌تواند برای کارمندان امکان ثبت آنلاین مرخصی‌ها و مأموریت‌ها را فراهم کند. این فرایند ثبت و پیگیری مرخصی و مأموریت به صورت خودکار، باعث بهبود سازماندهی و برنامه‌ریزی منابع انسانی در سازمان می‌شود.

همچنین با استفاده از سامانه ثبت مرخصی و نرم افزار مأموریت، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا به بهبود چشمگیری در پایش حضور و غياب کارکنان، تعيين نيروي جایگزین، برآورد هزينه‌های مأموریت، بهبود نظارت بر عملکرد کارکنان، و بهبود فعاليت‌ها و پروژه‌های سازمان دست يابند که در نتیجه به رشد عملکرد سازمان در حوزه منابع انسانی کمک خواهد کرد.

قطعاً به خوبی می‌دانیم که سامانه مرخصی و مأموریت این قابلیت را برای کارمندان فراهم می‌کند تا اطلاعات خود را به صورت دقیق و بدون اشتباه در نرم افزار مأموریت ثبت کنند، که این موضوع می‌تواند به جلوگیری از خطاها و اشتباهات در پردازش اطلاعات منجر شود. همچنین با استفاده از سامانه مرخصی و مأموریت، اطلاعات به سرعت پردازش می‌شود که می‌تواند چابکی بیشتر را به همراه داشته باشد. نکته مهم این است که سامانه ثبت مرخصی می‌تواند به افزایش شفافیت و عدالت در اعطای مرخصی کمک کند که این موضوع می‌تواند به افزایش رضایت و تعهد کارکنان منجر شود و بهره وری و عملکرد آنان را بهبود بخشد.

گزارش گیری در سامانه ثبت مرخصی و مأموریت

با سامانه مرخصی و مأموریت، مدیران می‌توانند به راحتی مرخصی‌های پرسنل را مدیریت کنند و از طریق یک پنل کاربری ساده و کارآمد، درخواست‌های مرخصی را تأیید یا رد کنند. این سامانه قابلیت تنظیم محدودیت‌های مرخصی برای هر پرسنل را داراست و همچنین امکان ثبت مأموریت‌های پرسنل را نیز فراهم می‌کند.

گزارش‌های مربوط به ثبت مرخصی و مأموریت می‌توانند به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه تهیه شوند. برای ثبت و گزارش‌گیری دقیق از سامانه مرخصی و مأموریت، نرم افزار‌های مدیریت منابع انسانی و نرم افزار‌های حضور و غیاب کارکنان باهم ارتباط می‌گیرند، به طوری که به صورت خودکار اطلاعات را جمع‌آوری کرده و امکان تولید گزارش‌های مختلف را فراهم می‌کنند.

همچنین، این سامانه قابلیت گزارش‌دهی جامع را داراست که به مدیران اجازه می‌دهد تا به راحتی اطلاعات مربوط به مرخصی‌ها و مأموریت‌های پرسنل را از نرم افزار مأموریت دریافت و مشاهده کنند و برای تصمیم‌گیری‌های منطقی‌تر و هوشمندانه‌تر در حوزه مدیریت منابع انسانی از آن بهره ببرند. به طور کلی، داشبورد گزارش‌دهی سامانه مرخصی و نرم افزار مأموریت، امکانات و ویژگی‌های مناسبی برای مدیریت مرخصی و مأموریت پرسنل را فراهم می‌کند و باعث بهبود عملکرد و بهره وری در سازمان‌ها می‌شود.