در بسیاری از سازمان‌ها، برای افزایش بهره‌وری و کاهش خطای انسانی، از سیستم‌های دیجیتال مختلف استفاده می‌شود. اتوماسیون اداری ابزاری برای مکانیزه‌کردن وظایف تکراری و ساده است، در حالی که BPMS به مدیریت چرخه کامل فرایندهای کسب‌وکار، از طراحی تا بهینه‌سازی کمک می‌کند. با وجود اشتراک در ماهیت خودکارسازی، اتوماسیون اداری و BPMS در هدف، مقیاس اجرا و تکنولوژی تفاوت‌های مهمی دارند.
در این مقاله مقیاس، قابلیت‌ها، نحوه اجرا، جایگاه و همه تفاوت‌های اتوماسیون اداری و BPMS در سازمان را بررسی می کنیم.
| معیار مقایسه | اتوماسیون اداری | BPMS |
|---|---|---|
| محدوده هدف | وظایف تکراری اداری ساده | کل چرخه فرایندها، تصمیم‌سازی، بهبود مستمر |
| پیچیدگی | سبک، مستقل، سریع اجرا | نیاز به مدل‌سازی، تحلیل، نظارت، نیازمند تیم حمایتی |
| یکپارچگی سیستمی | معمولاً مجزا | نیازمند ادغام با ERP/CRM و منابع داده |
| سرمایه‌گذاری زمانی و مالی | کم، سریع راه‌اندازی | زیاد، پروژه‌محور، ROI بلندمدت |
| کاربرد مناسب | فرم‌ها، مکاتبات، انتقال داده | مدیریت گلوگاه‌ها، تحلیل عملکرد و MM |
۱. تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در ماهیت و عملکرد
نرم افزار اتوماسیون اداری معمولاً برای خودکارسازی کارهای تکراری و قابل پیش‌بینی طراحی شده است و بیشتر به تصمیم‌گیری خودکار محدود می‌شود. در مقابل، نرم افزار BPMS یک چارچوب جامع برای مدیریت و بهبود فرآیندهای پیچیده سازمانی است که ممکن است شامل تصمیم‌گیری انسانی نیز باشد.
BPMS امکانات گسترده‌تری را ارائه می‌دهد که شامل مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرایندها می‌شود. در حالی که اتوماسیون اداری فقط وظایف را ساده می‌کند، BPMS با تمرکز بر عملکرد کلی، فرآیندها را مطابق با قوانین خاص سازمان بهینه می‌سازد و برای دستیابی به اهداف بلندمدت طراحی شده است.
برای آشنایی بیشتر با هر یک از این ابزارها کلیک کنید👇
- [ اتوماسیون اداری چیست؟ ]
- [ BPMS چیست؟]
۲. فرق اتوماسیون اداری با BPMS در نحوه پیاده‌سازی و اجرا
اتوماسیون اداری معمولاً به‌صورت مستقل و بدون نیاز به ادغام با سیستم‌های دیگر اجرا می‌شود. این سیستم‌ها برای ساده‌سازی یک یا چند گردش کار خاص طراحی شده‌اند و پیاده‌سازی آن‌ها سریع و کم‌هزینه است.
در مقابل، BPMS نیازمند یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها مانند ERP، CRM یا پایگاه‌های داده است. پیاده‌سازی آن شامل مراحلی مانند مدل‌سازی فرآیند، طراحی، استقرار، نظارت و بهینه‌سازی است. این موضوع باعث می‌شود فرآیند استقرار زمان‌برتر و هزینه‌برتر باشد، اما در عوض، مزایای بیشتری در بهبود کلی عملکرد سازمان به همراه دارد.
۳. تفاوت در میزان انعطاف‌پذیری و چابکی
اتوماسیون اداری برای فعالیت‌های مشخص و از پیش تعریف‌شده طراحی شده است و معمولاً انعطاف کمی در مواجهه با تغییرات سازمانی دارد. در حالی که BPMS با ساختار ماژولار و قابلیت تنظیم فرایندها، می‌تواند به سرعت با تغییر نیازهای کسب‌وکار هماهنگ شود و پاسخگوی تغییرات محیطی و داخلی سازمان باشد.
۴. تفاوت Bpms و اتوماسیون در مقیاس و سطح کاربرد
اتوماسیون اداری برای کارهای روزمره و تیم‌های محدود مانند منابع انسانی، دبیرخانه یا امور مالی مناسب است. اما BPMS بیشتر برای فرآیندهای بین‌دپارتمانی، پروژه‌های بزرگ و کسب‌وکارهایی با فرآیندهای پیچیده و متغیر استفاده می‌شود.
اتوماسیون اداری یا BPMS: چه موقع از اتوماسیون و چه موقع از BPMS استفاده شود؟
انتخاب بین اتوماسیون اداری و BPMS باید بر اساس نوع فرآیندهایی که در سازمان جریان دارد و میزان پیچیدگی آن‌ها انجام شود. اگر سازمان با فرآیندهای تکراری و ساده روبروست، اتوماسیون اداری کفایت می‌کند. اما در صورتی که به دنبال مدیریت و بهینه‌سازی کل چرخه‌های فرآیندهای کسب‌وکار هستید، BPMS انتخاب مناسب‌تری است.
اگر به دنبال راه‌اندازی سیستم اتوماسیون یا BPMS در سازمان خود هستید، همین حالا با کارشناسان ما مشورت کنید:
سوالات متداول
۱. آیا BPMS می‌تواند جایگزین کامل اتوماسیون اداری شود؟
خیر، هر دو هدف‌های متفاوتی دارند. BPMS برای مدیریت فرایندهای پیچیده و اتوماسیون اداری برای وظایف ساده‌تر مناسب است.
۲. کدام یک برای کسب‌وکارهای کوچک بهتر است؟ BPMS یا اتوماسیون اداری؟
اتوماسیون اداری معمولاً برای سازمان‌های کوچک با فرایندهای ساده‌تر گزینه بهتری است.
۳. آیا امکان استفاده همزمان از هر دو وجود دارد؟
بله. بسیاری از سازمان‌ها از ترکیب این دو برای پوشش کامل فرایندها استفاده می‌کنند.
جمع بندی
BPMS و اتوماسیون اداری هر دو راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری سازمان هستند، اما تفاوت‌های اساسی در هدف، ساختار، پیاده‌سازی و دامنه عملکرد دارند. در بسیاری از موارد، ترکیب این دو فناوری می‌تواند راهکاری ایده‌آل باشد.
خوشبختانه، با ظهور پلتفرم‌های یکپارچه سازی، در حال حاضر کسب‌وکارها می‌توانند اتوماسیون اداری و راهکار BPMS را به طور یک نرم افزار یکپارچه و کارآمد ادغام کنند و امکانات جدیدی را برای بهینه‌سازی فرایندها فراهم آورند.
